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Secrétaire

Nombre d’entreprises ne pourraient fonctionner efficacement sans la présence au sein de leurs services d’un(e) ou de plusieurs secrétaires.

Le métier de secrétaire

En général, une secrétaire assure un rôle de support autonome d’une ou plusieurs personnes, services ou unités dans une entreprise. Sa contribution fonctionnelle consiste à donner forme à l’information, à la transformer et à la distribuer.
Cette fonction est dite « transversale », à l’instar des comptables et des informaticiens. En effet, quel que soit le domaine d’activité, nombre d’entreprises nécessitent les compétences d’une ou de plusieurs secrétaires.
Généralement assignée à la gestion administrative, les activités d’une secrétaire peuvent néanmoins varier fortement selon la catégorie professionnelle à laquelle il/elle appartient (assistante de direction, secrétaire spécialisée, secrétaire généraliste, employée administrative).
On distingue généralement les diverses catégories professionnelles de secrétaire sur base du degré de responsabilité et d’autonomie dont dispose ce dernier dans l’exécution de ses tâches.

Les qualités indispensables de la secrétaire

Quelle que soit la catégorie professionnelle, les entreprises qui recrutent une secrétaire désirent avant tout engager la personne en qui l’on peut avoir confiance. En effet, l’importance de la confidentialité de certains documents véhiculés nécessite discrétion et autonomie. De plus, le/la secrétaire est bien souvent l’interlocuteur premier entre l’entreprise et l’extérieur. Qu’il s’agisse de clients, employés ou supérieurs, elle doit être pourvue d’un excellent sens relationnel.
La secrétaire doit également avoir le sens de l’organisation. Souvent interrompue dans son activité, elle gère son stress et reste aimable. Son esprit d’analyse et de synthèse ainsi que sa mémoire sont des atouts importants.
Au niveau des compétences, la maitrise des outils informatiques ainsi qu’une bonne expression écrite et orale et une excellente orthographe sont fondamentales. La connaissance de base d’une ou plusieurs langues étrangères est de plus en plus souvent exigée pour les fonctions de secrétariat. Celle-ci constitue d’ailleurs souvent une valeur ajoutée en termes de rémunération.

Les filières de formation

Le niveau de base théoriquement requis pour accéder au métier de secrétaire généraliste est l’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS), Technique de qualification, option « Technicien de bureau ».
Toutefois, plus de la moitié des offres relatives à cette fonction exigent le Baccalauréat en secrétariat de direction. Dans cette section, trois options sont ouvertes (secrétariat de direction, option entreprise-administration, option langues ou option médicale).
Notons que l’enseignement de promotion sociale organise également des sections relatives aux métiers du secrétariat.

L’offre de formation du Forem relative aux métiers du secrétariat est importante. Elle se compose de formations complètes à l’exercice des métiers du secrétariat (secrétaire de direction, secrétaire médical(e), secrétaire juridique, secrétaire commercial(e), employé de secrétariat, …) ainsi que d’une gamme considérable de produits de formation modulaires : communication orale et communication écrite, dactylographie et mise en page de documents, gestion du courrier, classement, produits bureautiques,…

Parallèlement aux formations de base « métier », des modules courts de perfectionnement sont également proposés dans l’ensemble des directions régionales du Forem (comptabilité, dactylographie et mise en page de documents, …).

Pour toute autre information sur le métier et les formations :
jobfocus.secretaire@forem.be
0800/93 195 (choisir JobFocus)

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