Métiers et professions

Secrétaire bureautique polyvalent/polyvalente (12131)

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Pour accéder aux offres d'emploi et aux études et formations qui mènent à l'exercice d'un métier, précisez votre choix parmi les métiers suivants. Dans le groupe de métiers Secrétaire bureautique polyvalent/polyvalente, on distingue :

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Secrétaire (1213101) Offres d'emploi Etudes / Formations

Secrétaire (1213101)

Assure un rôle de support d’une ou plusieurs personnes, services ou unités dans une entreprise pour la mise en forme, la gestion et la distribution de l’information.

Activités du métier

Activités de base
  • Accueillir, recevoir et renseigner clients ou visiteurs
  • Détecter les besoins/attentes des interlocuteurs
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques entrants
  • Assurer le suivi des appels téléphoniques entrants
  • Emettre des appels téléphoniques
  • Relayer les informations vers les personnes ou services concernés
  • Réceptionner, filtrer et distribuer le courrier (papier et électronique)
  • Mettre le courrier sortant sous enveloppe et en assurer l’expédition
  • Encoder et mettre en forme des documents (notes, textes, rapports, correspondances, comptes rendus...) à partir de consignes
  • Rédiger des documents (notes, textes, rapports, correspondances, comptes rendus...) à partir de consignes
  • Mettre en page des données
  • Etablir et tenir à jour des systèmes de classement ou d’archivage
  • Constituer et/ou actualiser des dossiers
  • Organiser des réunions, des conférences, des séminaires, des déplacements...(réservation de salle, de matériel, de moyen de transport, de commodités...)
  • Gérer l’emploi du temps d’un ou plusieurs responsables hiérarchiques
Activités spécifiques
  • Assurer la maintenance de base d’un système informatique (sauvegardes, mise à jour de logiciels, vérification des connexions, remplacement des cartouches d’imprimantes...)
  • Effectuer des recherches documentaires
  • Intervenir dans une ou plusieurs langues étrangères
  • Assurer l’approvisionnement en petit matériel et fournitures de bureau
  • Mettre à jour un site internet ou intranet
  • Assurer la veille concurrentielle
  • Réaliser des annonces immobilières papier et/ou électroniques
  • Rassembler les pièces nécessaires à la prise de décision par les intéressés
  • Saisir et mettre en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)
  • Constituer des dossiers

Aptitudes à l'emploi

  • Faire preuve de rigueur, de méthode et d’organisation
  • Planifier son travail en fonction des priorités et des urgences
  • Accepter les imprévus et rechercher les solutions
  • Résister au stress
  • S’adapter à une grande variété de situations et d’interlocuteurs
  • S’adapter à des tâches diverses
  • S’adapter à la diversité de la clientèle et de ses attentes
  • Faire preuve de courtoisie
  • Faire preuve de diplomatie
  • Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
  • Actualiser en permanence ses connaissances
  • Avoir une présentation soignée
  • Etre disponible
  • Vérifier son propre travail
  • Travailler avec un degré d’autonomie moyen

Conditions générales d'exercice de ce groupe de métiers

  • L’emploi/métier s’exerce avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon l’organisation, la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. La majeure partie de l’activité s’effectue en conversationnel avec un écran informatique et un clavier. Cependant, les relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de l’extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l’activité en cours.

Lieux d'exercices

  • Localisation :
  • Entreprise privée.
  • Entreprise publique.
  • Entreprise parapublique.
  • Type d’entreprise :
  • Petite ou moyenne entreprise.
  • Grande entreprise.

Métiers proches (Voir aussi)

Le métier sur le marché de l'emploi

Le métier de secrétaire bureautique polyvalent est un métier de base correspondant à un poste de secrétariat dans une entreprise. Ce métier peut être qualifié de transversal au niveau sectoriel, c’est-à-dire que des opportunités d’emploi existent dans de nombreux secteurs qui peuvent être très différents selon leur activité.

En effet, quel que soit le type d’activité, une grande partie des entreprises nécessite parmi leur personnel des personnes pouvant assurer un grand nombre de tâches opérationnelles de style : gestion du courrier, classement et diffusion, dactylographie, sauvegardes de données, gestion d’agendas, planning de réunions, tableaux de bord, gestion de fichiers, recherche d’informations sur Internet, secrétariat d’une ou de plusieurs personnes, accueil au téléphone dans une ou plusieurs langues, travail en réseau, ... Ces personnes doivent savoir faire preuve d’initiative et d’autonomie. Un baccalauréat en secrétariat est le plus souvent demandé. L’emploi/métier est également accessible à partir d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur en secrétariat/bureautique, idéalement complété par une expérience dans le domaine. La maîtrise des logiciels bureautiques et du mail sont nécessaires ainsi qu’une bonne orthographe.

Les propositions de recrutement en 2020 communiquées au Forem (opportunités d’emploi hors autres services publics de l’emploi) s’élèvent à 2.636.
L’analyse des informations contenues dans les offres d’emploi gérées par le Forem indique que le secteur le plus représenté est celui des services aux particuliers et aux entreprises avec plus d’un quart des opportunités d’emploi. La catégorie « autres », représentant l’ensemble des secteurs non visibles, est classée en deuxième position et compte près d’un cinquième des opportunités d’emploi pour ce métier. Les autres secteurs mentionnés sont la santé, la construction, l’administration publique, l’éducation et la formation, l’action sociale, le commerce de gros et de détail, ...

Trois types de contrat sont régulièrement proposés : les contrats à durée déterminée (quatre postes sur dix), indéterminée (un poste sur trois) et intérimaire.

Même si le temps plein de jour est généralement demandé par les employeurs, plus d’un tiers des postes concernent un contrat à temps partiel. Le lieu de travail le plus souvent indiqué dans les opportunités d’emploi se situe en province de Hainaut suivi par les provinces de Liège et de Namur.

Des connaissances en langues sont considérées comme un atout pour ce métier. Les employeurs souhaitent régulièrement des candidats ayant des connaissances en néerlandais et/ou en anglais suivi par l’allemand. Avoir une expérience est un atout qui n’est pas non plus à négliger (plus de six postes sur dix demandent une expérience du métier). Il n’est pas rare que soit demandé dans les propositions d’emploi que les personnes aient une expérience de 1 an voire jusqu’à 5 ans d’expérience.
 

Analyse des offres d'emploi reçues par le Forem pour ce groupe de métiers

Types de contrats de travail proposés par les employeurs (2020)

Types de contrats de travail proposés par les employeurs (2020)

Principaux secteurs d'activités à l'origine des opportunités d'emploi (2020)

Principaux secteurs d'activités à l'origine des opportunités d'emploi (2020)

Répartition géographique des entreprises émettrices d'opportunités d'emploi (2020)

Répartition géographique des entreprises émettrices d'opportunités d'emploi (2020)

Types de régimes de travail proposés par les employeurs (2020)

Types de régimes de travail proposés par les employeurs (2020)
Les secteurs d'activités les plus en demande de ce métier, c'est-à-dire par ordre décroissant du nombre d'opportunités d'emploi gérées par le Forem en 2020 pour ce métier.

Liens

Ci-dessous vous trouverez une liste non-exhaustive d'organismes officiels en lien avec le métier.

Nom Description Lien
COBEPRIVE

Confédération Belge des Etablissements Privés de soins de santé
https://www.fhpb-vpzb.be/fr/accueil.html
ITAA

Belgian Institute for Tax advisors and Accountant
https://www.itaa.be/fr/accueil/