Métiers et professions

Secrétaire bureautique spécialisé/spécialisée (12132)

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Pour accéder aux offres d'emploi et aux études et formations qui mènent à l'exercice d'un métier, précisez votre choix parmi les métiers suivants. Dans le groupe de métiers Secrétaire bureautique spécialisé/spécialisée, on distingue :

Cliquer sur l'intitulé du métier pour sa description :
Secrétaire comptable (1213207) Offres d'emploi Etudes / Formations
Secrétaire médical (1213208) Offres d'emploi Etudes / Formations

Secrétaire comptable (1213207)

Réalise les opérations de gestion administrative et comptable (enregistrement d’écritures, suivi de trésorerie, facturation, gestion administrative du personnel,...) d’une structure selon les règles de comptabilité générale. Peut mettre à jour des outils de suivi de l’activité de la structure et des documents de synthèse comptable.

Activités du métier

Activités de base
  • Effectuer l’accueil téléphonique et la réception des clients et les renseigner ou les orienter
  • Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
  • Relayer les informations vers les personnes ou services concernés
  • Réceptionner, filtrer et distribuer le courrier (papier et électronique)
  • Encoder et mettre en forme des documents (notes, textes, rapports, correspondances, comptes rendus...) à partir de consignes
  • Rédiger des documents (notes, textes, rapports, correspondances, comptes rendus...) à partir de consignes
  • Mettre en page des données
  • Etablir et tenir à jour des systèmes de classement ou d’archivage
  • Constituer et/ou actualiser des dossiers
  • Tenir la comptabilité fournisseurs-documents à l’entrée sous la responsabilité du comptable
  • Tenir la comptabilité clients-documents à la sortie sous la responsabilité du comptable
  • Etablir et éditer les documents relatifs à la TVA
  • Comptabiliser les documents financiers
  • Exécuter et suivre les paiements/encaissements
Activités spécifiques
  • Assurer la facturation des commandes
  • Transmettre au secrétariat social les données relatives à l’administration du personnel
  • Mettre à jour des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord
  • Effectuer le tri, la distribution, l’affranchissement, l’enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
  • Collaborer aux clôtures intermédiaires et celle de l’exercice comptable
  • Participer au calcul des coûts et prix de revient
  • Enregistrer les opérations diverses courantes

Aptitudes à l'emploi

  • Respecter les horaires convenus
  • Réagir rapidement, avec calme et maîtrise de soi, en présence d’un événement soudain
  • Appliquer rigoureusement les règles de l’entreprise en matière de sécurité, d’hygiène et de respect de l’environnement
  • Respecter la déontologie et appliquer la réglementation et les instructions en vigueur dans l’entreprise
  • Présenter une image positive de l’entreprise
  • S’intégrer dans l’environnement de travail
  • Communiquer aisément
  • Adhérer aux objectifs de l’entreprise
  • Faire preuve de rigueur, de méthode et d’organisation
  • Planifier son travail en fonction des priorités et des urgences
  • Résister au stress
  • S’adapter à une grande variété de situations et d’interlocuteurs
  • Faire preuve de courtoisie
  • Faire preuve de diplomatie
  • Respecter la confidentialité
  • Actualiser en permanence ses connaissances
  • Avoir une bonne présentation
  • Etre disponible
  • Déceler des erreurs et les corriger
  • Travailler avec un degré d’autonomie moyen

Voici les études et formations associées à ce métier

Secrétaire médical (1213208)

Accueille et renseigne les patients, planifie les activités (agenda des consultations, admission...) et assure le suivi administratif (dossiers médicaux, convocations...) du cabinet médical, du service hospitalier... Peut effectuer des opérations de gestion comptable et budgétaire.

Activités du métier

Activités de base
  • Informer les patients du déroulement de l’examen et du taux de prise en charge
  • Créer le dossier médical du patient et le mettre à jour à chaque visite ou changement de situation
  • Tenir à jour le planning d’activité de la structure et l’agenda du médecin
  • Saisir et mettre en forme les comptes rendus des actes opératoires ou médicaux et les transmettre aux patients, aux médecins référents...
  • Conseiller le patient lors de démarches administratives (constitution de dossiers, remplissage de formulaires...)
  • Réaliser la facturation, l’encaissement des actes médicaux et en effectuer la déclaration auprès des organismes de sécurité sociale, des mutuelles...
Activités spécifiques
  • Procéder à l’enregistrement, au tri, à l’affranchissement du courrier
  • Organiser et suivre la gestion d’une documentation, d’une veille documentaire
  • Réaliser le traitement administratif d’appels d’offres (émission d’annonces officielles, suivi de candidatures...)
  • Effectuer des opérations de gestion comptable et budgétaire d’une structure
  • Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes
  • Coordonner l’activité d’une équipe

Aptitudes à l'emploi

  • Respecter les horaires convenus
  • Réagir rapidement, avec calme et maîtrise de soi, en présence d’un événement soudain
  • Appliquer rigoureusement les règles de l’entreprise en matière de sécurité, d’hygiène et de respect de l’environnement
  • Respecter la déontologie et appliquer la réglementation et les instructions en vigueur dans l’entreprise
  • Présenter une image positive de l’entreprise
  • S’intégrer dans l’environnement de travail
  • Communiquer aisément
  • Adhérer aux objectifs de l’entreprise
  • Faire preuve de rigueur, de méthode et d’organisation
  • Planifier son travail en fonction des priorités et des urgences
  • Résister au stress
  • S’adapter à une grande variété de situations et d’interlocuteurs
  • Faire preuve de courtoisie
  • Faire preuve de diplomatie
  • Respecter la confidentialité
  • Actualiser en permanence ses connaissances
  • Avoir une bonne présentation
  • Etre disponible
  • Déceler des erreurs et les corriger
  • Travailler avec un degré d’autonomie moyen

Voici les études et formations associées à ce métier

Conditions générales d'exercice de ce groupe de métiers

  • L’emploi/métier s’exerce dans un bureau ou en central dactylographique (pool), le plus souvent en conversationnel avec un écran informatique ou un clavier. L’activité se caractérise par une spécialisation des tâches directement en rapport avec la nature du service technique concerné. Les relations consistent essentiellement à répondre aux demandes d’informations des autres services ou de l’extérieur sur un domaine d’expertise du service. Les horaires sont généralement réguliers.

Lieux d'exercices

  • Localisation :
  • Entreprise privée.
  • Entreprise publique.
  • Entreprise parapublique.
  • Type d’entreprise :
  • Grande entreprise.
  • Petite ou moyenne entreprise.

Métiers proches (Voir aussi)

Le métier sur le marché de l'emploi

Le métier de secrétaire bureautique spécialisé (qui reprend les métiers de secrétaire comptable et secrétaire médical) est un métier demandé par toutes les entreprises quel que soit le secteur d’activités.

Pour exercer le métier, il est nécessaire d’avoir au minimum son diplôme de 3ème degré de l’enseignement secondaire.

Les propositions de recrutement en 2021 communiquées au Forem (opportunités d’emploi hors autres services publics de l’emploi) s’élèvent à plus de 370 offres. L’analyse des informations contenues dans les offres d’emploi gérées par le Forem indique qu’en 2021, plus d’une opportunité d’emploi sur deux s’exercent dans le secteur de la santé tandis qu’un dixième des opportunités d’emploi est demandé dans le secteur des services aux particuliers et aux entreprises. La catégorie « autres », représentant l’ensemble des secteurs non visibles sur le graphique, est classée en deuxième position et compte un quart des opportunités d’emploi pour ce métier.
Le diplôme de 3ème degré de l’enseignement secondaire est demandé dans l’ensemble des offres.

Même si le temps plein est moins de quatre fois sur dix proposé par les employeurs, l’exercice du métier de secrétaire bureautique spécialisé offre aussi des opportunités d’emploi à temps partiel (moins d’une opportunité d’emploi sur deux). Les types de contrats les plus rencontrés sont le contrat à durée déterminée (plus d’un poste sur trois) et indéterminée (un poste sur quatre). Les employeurs ont tendance à avoir plus recours au Plan Formation Insertion pour ce métier qu’en moyenne. En 2021, près d’un dixième des opportunités recensait un recrutement des Services Publics. En effet, l’emploi est accessible par concours sous certaines conditions de recrutement et de niveau de formation, se référer au Selor.
Plus d’un poste sur deux a comme lieu de travail les provinces de Hainaut et de Liège.

Des connaissances en langues peuvent représenter un atout pour les candidats. Dans plus d’un cas sur deux, avoir de l’expérience est souhaitable. L’idéal serait deux ans d’expérience mais il n’est pas rare que des expériences allant jusqu’à 5 ans soient recherchées par les employeurs. Posséder le permis B peut être un atout supplémentaire dans une offre sur quatre.

Equivalence des métiers dans la nouvelle nomenclature dont se dote le Forem dans les applications récentes :
1213207 Secrétaire comptable ; M160801-1 Secrétaire comptable
1213208 Secrétaire médical ; M160901-1 Secrétaire médical.

Analyse des offres d'emploi reçues par le Forem pour ce groupe de métiers

Types de contrats de travail proposés par les employeurs (2021)

Types de contrats de travail proposés par les employeurs (2021)

Principaux secteurs d'activités à l'origine des opportunités d'emploi (2021)

Principaux secteurs d'activités à l'origine des opportunités d'emploi (2021)

Répartition géographique des entreprises émettrices d'opportunités d'emploi (2021)

Répartition géographique des entreprises émettrices d'opportunités d'emploi (2021)

Types de régimes de travail proposés par les employeurs (2021)

Types de régimes de travail proposés par les employeurs (2021)
Les secteurs d'activités les plus en demande de ce métier, c'est-à-dire par ordre décroissant du nombre d'opportunités d'emploi gérées par le Forem en 2021 pour ce métier.

Liens

Ci-dessous vous trouverez une liste non-exhaustive d'organismes officiels en lien avec le métier.

Nom Description Lien
ALISAD

Association liégeoise des secrétaires et assistant(e )s de direction
https://www.alisad.eu