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Responsable de l'administration des ventes
Organise ou réalise la gestion des contrats de vente depuis la réception des commandes jusqu'à la livraison des produits chez le client. Réalise l'interface entre les clients, les services internes (commercial, production, planification, ...) et les intervenants externes (transporteurs, ...) de l'entreprise. Peut définir des conditions de vente avec des clients. Peut commander des matières premières. Dirige un service.
Informations sur le métier
Savoir
- Il n'y a pas de savoir spécifique identifié pour cette activité.
Savoir Faire
- Il n'y a pas de savoir-faire spécifique identifié pour cette activité.
Savoir
- Organisation de la chaîne logistique
Savoir Faire
- Consulte les rapports de production
- Echange des informations et consulte les autres services (transmission des données pour ajustement, informer systématiquement et faire des rapports)
- Discute des alternatives avec d'autres ministères pour des problèmes avec la réalisation de la production (l'externalisation d'une partie de la production, recruter du personnel supplémentaire, de trouver une solution avec le client, …)
Savoir
- Procédures juridiques
- Modalités de traitement de litiges
- Règles commerciales de Service Après Vente -SAV-
Savoir Faire
- Examine la cause du problème
- Fait une proposition de solution au client selon les procédures habituelles
- Prépare un dossier (recueillir, contrôler et préparer les documents)
- Echange des informations avec des services internes et externes (commercial, juridique, transporteurs, …)
Savoir
- Il n'y a pas de savoir spécifique identifié pour cette activité.
Savoir Faire
- Utilise des logiciels de bureautique (traitement de texte, feuille de calcul, ...)
- Utilise de logiciels de gestion intégré (ERP)
- Rédige, en concertation, une affectation de travail avec les étapes successives pour réaliser la commande
- Rédige, en concertation, une confirmation de commande avec tous les aspects techniques
Savoir
- Droit commercial
Savoir Faire
- Vérifie que les contrats définissent clairement les droit et obligations de chaque partie
- Vérifie que les contrats sont rédigés en conformité avec les exigences légales (mentions obligatoires, conditions générales, …)
- Utilise des logiciels d'Echange de Données Informatisées (EDI)
- Utilise des logiciels de bureautique (traitement de texte, feuille de calcul, ...)
Savoir
- Organisation de la chaîne logistique
- Réglementation des douanes
- Réglementation du commerce électronique
- Droit commercial
- E-procurement - Gestion électronique des achats
Savoir Faire
- Constate les problèmes dans le processus de commande
- Analyse les actions entre la réception d'une commande et la livraison d'un produit
- Analyse la cause des problèmes et adapte les procédures
Savoir
- Il n'y a pas de savoir spécifique identifié pour cette activité.
Savoir Faire
- Il n'y a pas de savoir-faire spécifique identifié pour cette activité.
Savoir
- Il n'y a pas de savoir spécifique identifié pour cette activité.
Savoir Faire
- Elabore des directives et procédures
- Détermine la mission, vision et les objectifs de l'organisation
- Fait une analyse des lieux
- Construit un système de soins de qualité
- Soumet les plans politiques au conseil
- Etablit un dossier de subsides et de reconnaissance
- Définit les politiques et développe des plans d'action annuels en conformité avec les procédures internes
Savoir
- Gestion financière
- Analyse statistique
Savoir Faire
- Discute avec le client des possibilités pour éviter ou éliminer les déficits
- Suit l'évolution des comptes du client ponctuellement
- Signale les comptes du client qui menacent d'avoir des problèmes conformément aux procédures internes
- Affiche toutes les données de coûts à la fin du processus de commande par le biais de service de la comptabilité pour la création d'une facture
Savoir
- Organisation de la chaîne logistique
Savoir Faire
- S'informe sur la faisabilité et les limites du processus de production
- Consulte les chefs de département (planification, production, transport, ...) sur le planning de production à court terme (priorités, problèmes, …)
- Enregistre les contrats tels que les autres services comprennent les accords contractuels de commandes en cours (planning, production, transport, ...)
- Utilise des logiciels de gestion de contrats
Savoir
- Il n'y a pas de savoir spécifique identifié pour cette activité.
Savoir Faire
- Rédige une demande de prix
- Calcule les quantités et les qualités
- Sélectionne les entreprises auxquelles les appels d'offres seront envoyés
- Discute avec les parties prenantes
- Fait un aperçu des tâches à réaliser
Savoir
- Il n'y a pas de savoir spécifique identifié pour cette activité.
Savoir Faire
- Il n'y a pas de savoir-faire spécifique identifié pour cette activité.
Savoir
- Législation sociale
- Gestion des Ressources Humaines
Savoir Faire
- S'occupe de l'accompagnement des nouveaux arrivants, des stagiaires, …
- Participe au recrutement et à la sélection des nouveaux employés
- Participe à la définition des profils de fonction
Savoir
- Il n'y a pas de savoir spécifique identifié pour cette activité.
Savoir Faire
- Cherche une offre qui satisfait les différents intérêts
- Fournit des services supplémentaires (financement, contrat d'entretien, assurance, …)
- Discute des opportunités, des conditions de livraison, du prix, de la qualité, du service, des actions spéciales, …
- Fournit un devis au client
Savoir
- Méthodes d'approvisionnement
- Techniques de management
- Règles de gestion de stocks
- Gestion budgétaire
Savoir Faire
- Définit les objectifs du service
- Prévoit des ressources et du temps pour des réunions de travail
- Archive les données (les dépenses, les rentrées, personnel, …)
- Analyse des rapports sur la gestion administrative des commandes (confirmations de commande, bordereaux d'emballage, feuilles de route, factures, …)
- S'occupe de l'accompagnement des nouveaux arrivants, des stagiaires, …
- Favorise une bonne ambiance de travail et l'esprit d'équipe
- Fait des propositions pour améliorer la gestion administrative des commandes en travaillant avec des logiciels spécialisés, en modifiant les procédures internes, en optimisant la collaboration avec d'autres services, …
Savoir
- Organisation de la chaîne logistique
- Réglementation des douanes
Savoir Faire
- Fait de la prospection chez les transporteurs
- Négocie avec le client selon les lignes directrices de l'entreprise
- Conseille le client sur les assurances de transport
- Discute le planning avec le département de transport
- Définit le mode de transport le plus approprié en fonction de la mission (coût, temps, …)
- Rédige un devis pour une charte de transport et affrètement
Vous pouvez également exercer les métiers suivants :
Les métiers suivants sont également accessibles moyennant une formation complémentaire :
Structures
- Entreprise commerciale
- Société de services
- Entreprise industrielle
Conditions d'exercice
- Travail à l'écran fréquent
- Travail en position assise
Le métier sur le marché de l'emploi
Les employeurs à la recherche de responsables en gestion administrative des ventes demandent régulièrement de l’expérience, comme c’est le cas pour les autres métiers de la gestion commerciale et les métiers de cadres, en général.
Des connaissances en langues, surtout en néerlandais ou en anglais suivi par l’allemand, sont régulièrement demandées dans les offres et constituent un atout.
Le métier responsable de l’administration des ventes fait son apparition dans la liste des métiers en pénurie cette année ; la tension peut être qualifiée de conjoncturelle.
Selon les avis recueillis auprès des experts consultés, les tensions observées dans ce métier seraient liées d’une part, à un faible nombre de candidatures lors des recrutements et d’autre part, à une inadéquation des profils des candidats par rapport aux besoins des entreprises. L’inadéquation se situerait particulièrement au niveau des compétences techniques et non-techniques.
Régime de travail proposé dans les offres d’emploi (2023)
Sur base de l'analyse des opportunités d'emploi gérées par le Forem, le régime de travail prédominant pour ce métier est le temps plein (98 % des cas), ce qui est nettement plus fréquent que la moyenne sur l'ensemble des métiers.
Source : Le Forem
Contrat de travail proposé dans les offres d’emploi (2023)
Les contrats sont régulièrement conclus pour une durée indéterminée (55 % des opportunités), ce qui est supérieur à la moyenne tous métiers confondus. Par ailleurs, 42 % des contrats sont proposés à titre intérimaire ; dont 21 % peuvent déboucher sur un CDI.
Source : Le Forem
Principaux secteurs d’activités
Sélection des principaux secteurs d’activités à l’origine des offres d’emploi pour ce métier.
Accès au métier
Obligations
Des prérequis ou obligations légales peuvent s'appliquer pour l'exercice de ce métier.
- Pas d'obligation légale pour l'exercice de ce métier.
Atouts
Les candidats à cette fonction peuvent se démarquer grâce à certains atouts appréciés des employeurs.
- Décider
- Être orienté client
- Convaincre
- Prendre des responsabilités
- Orienter (la stratégie commerciale).
Offres
Études
Voici les études associées à ce métier.
Formations
Voici les formations associées à ce métier.
FOREM Office wallon de la formation professionnelle et de l'emploi
Liens
Date de mise à jour 24 octobre 2024
Informations complémentaires
Synonymes et autres appellations
- Responsable de gestion administrative des ventes
- Cadre administratif / administrative ventes
- Responsable administratif / administrative des ventes
- Responsable de la gestion des commandes
- Adjoint / Adjointe au responsable de l'administration des ventes
- Responsable de l'administration des ventes
- Responsable de l'exploitation des ventes
Code métier
M170101-1